冲预付账款怎么做分录：分业务场景核算

冲预付账款怎么做分录，核心逻辑是取得合规发票、确认资产或者成本费用后，贷记预付账款科目冲减之前已经支付的预付款余额，借方根据业务类型分别计入原材料、库存商品、管理费用、固定资产等科目，该分录方式适用于企业已经预先支付货款、服务费且后续收到对应票据的常规采购业务，不适合预付款项发生坏账、合同取消需要退款的情形，坏账和退款要单独走其他分录处理。

冲预付账款基础分录写法

你前期支付预付款的时候，分录为借记预付账款，贷记银行存款，这笔分录会让预付账款借方余额增加，代表你拥有一项债权。后续拿到发票确认业务发生，就执行冲销操作，货物采购入库场景，借方填原材料或者库存商品，一般纳税人取得专票还要单独写应交税费应交增值税进项税额，贷方统一填预付账款。服务类业务直接把借方科目换成对应期间费用，比如管理费用、销售费用。

举一笔完整常规采购示例，预先支付货款10000元，收到含税专票11300元，税率13%，前期预付10000元，剩余1300元还没有支付，冲预付的分录，借方原材料10000，应交税费应交增值税进项税额1300，贷方预付账款10000，贷方应付账款1300。这笔处理可以同时结清预付款，挂出还需要补付的尾款。

尾款另行支付。

预付账款多付，收到退款冲销分录

供应商结算之后，预付款付多了，对方退回多余款项，同样属于冲预付账款的一种形式，分录借方是银行存款，贷方是预付账款。这笔分录会减少预付账款的借方余额，完成债权结清。你不要把退款业务和收到发票确认成本的分录混在一起做，分开记账更容易核对往来台账，降低往来对账出错概率。

如果一笔预付款对应的业务终止，全额退款，不需要确认成本费用，直接用银行存款冲预付，不需要引入成本、资产类科目。实务里不少会计在这里出错，收到退款依旧借记费用科目，会造成成本虚增，账面数据失真。

预付账款坏账核销分录

供应商失联、合同作废且款项无法收回时，不能直接用成本科目冲预付，要走坏账流程，执行企业会计准则的企业，需要先计提坏账准备，借记信用减值损失，贷记坏账准备，核销的时候借记坏账准备，贷记预付账款。执行小企业会计准则的企业不设置坏账准备科目，发生坏账损失直接借记营业外支出，贷记预付账款。

小规模纳税人不存在进项税额抵扣，冲预付账款时，发票上价税合计全额计入成本或者资产科目，分录不用拆分增值税部分。你核对往来的时候，可以查看预付账款明细账，贷方发生额就是已经冲销的金额，借方余额代表还没有结清、没有拿到票据的预付款。

依据财政部财会〔2006〕3号《企业会计准则第22号——金融工具确认和计量》，预付账款属于金融资产范畴，存在减值迹象时，企业可以评估计提信用减值损失，不能随意自行核销往来余额。

同一供应商同时挂预付账款和应付账款两个科目，月末对账时建议做重分类调整，方便往来管理，调整分录不影响损益，只调整资产负债表项目。