办公室如何共享一台打印机：两种主流方案对比

办公室如何共享一台打印机，有电脑主机共享和网络打印机直连两种方案，电脑主机共享成本更低，要求作为服务器的电脑持续开机，适合10人以内小型办公室；网络打印机直连稳定性更强，打印机自带网口或无线模块，无需依赖电脑主机，适合10人以上、电脑分布在不同房间的办公场景，两种方案都需要局域网环境，所有设备接入同一个路由器，跨网段设备无法直接访问共享打印机，Windows系统支持共享权限精细化设置，macOS设备可通过IP地址添加共享打印队列。

办公室共享一台打印机：电脑主机共享设置

你先把打印机用USB线连接到办公室内一台固定的Windows电脑，完成驱动安装，在设备和打印机页面找到对应打印机，右键打开打印机属性，切换到共享选项卡，勾选共享这台打印机，自定义共享名称，名称尽量使用英文，中文名称容易出现其他电脑识别失败。打开这台主机的网络和共享中心，启用文件和打印机共享，关闭公用网络的防火墙拦截，WindowsDefender防火墙内置文件和打印机共享预设规则，开启后不会拦截打印数据包。

其他办公电脑添加打印机时，按下Win+R，输入\\主机电脑IP地址，回车后就能看到共享打印机，双击自动安装驱动；如果驱动无法自动加载，你需要提前把打印机驱动包放到共享文件夹，供其他电脑手动安装。主机电脑进入睡眠或关机状态时，所有电脑都无法打印，这是该方案明显的限制。

主机休眠，打印任务直接失败。

办公室共享一台打印机：网络打印机直连设置

打印机接入局域网，有线网口直接插路由器LAN口，或者在打印机面板连接办公室WiFi，打印网络配置页获取打印机静态IP地址，推荐在路由器后台给打印机绑定固定IP，避免IP变动导致其他电脑找不到打印设备。你在任意办公电脑的设备添加界面，选择按IP地址添加打印机，输入打印机固定IP，匹配对应驱动，完成添加。所有电脑独立和打印机通信，不受单台电脑开关机状态影响，打印响应速度更稳定，批量打印任务时不容易出现队列卡死。

共享权限管控可以限制打印人员，在作为共享服务器的电脑，打开打印机安全设置，添加办公室员工电脑账号，分配打印权限，未授权账号无法发送打印任务，减少无关人员占用打印资源，你可以单独设置部分账号只允许黑白打印，限制彩色打印权限，降低耗材消耗。

IP地址变动是高频故障点，DHCP自动分配地址会重启路由器后改变打印机IP，已经添加打印机的电脑会连接超时，绑定静态IP可以规避这类问题，路由器后台地址通常印在设备底部标签，登录后找到地址保留功能，填入打印机MAC地址与目标IP完成绑定。

跨网段设备无法访问共享打印机，当办公室分为多个子网，比如财务单独一个局域网，财务电脑无法直接调取公共区域的共享打印机，需要增加路由转发设备，多数中小企业办公网络不会做跨网段部署，遇到该场景优先调整网络规划，把打印设备放到全员共用网段。

Windows10及Windows11系统，部分版本默认关闭SMB1.0协议，老旧USB共享打印机依赖该协议，其他电脑会出现找不到共享设备的情况，你可以在启用或关闭Windows功能界面勾选SMB1.0/CIFS文件共享支持，重启电脑生效，该协议存在一定安全隐患，只在小型封闭办公内网启用，办公网络对外暴露时不建议开启。

macOS电脑接入共享打印机，打开系统设置打印机与扫描仪，点击添加，选择IP选项卡，输入打印机IP，协议选择IPP或Socket，手动选择对应驱动，完成添加后即可发送打印文件，macOS访问Windows主机共享打印机时优先使用IP连接，不要依赖网络邻居自动发现。