outlook如何保存邮件到本地：三种方法按需选择一键归档

outlook如何保存邮件到本地一共有手动单封导出、批量文件夹导出、自动规则存档三种方式，单封导出适合零散邮件留存，批量导出适合整文件夹备份，自动规则可让软件自动把收件邮件转移到本地PST文件，不用手动操作，PST本地文件会完整保留邮件正文、附件、发件人信息，直接在outlook内就能打开查阅，不会丢失任何内容，直接复制邮件到本地文件夹不会留存附件，这是大多数人操作时容易忽略的细节。

单封邮件本地保存完整内容

你选中需要留存的邮件，右键点击选择另存为选项，弹出保存窗口后选择电脑本地文件夹，格式选择.msg格式就能完整保存邮件所有数据，包括内嵌图片、附件、邮件格式。直接拖拽邮件到电脑桌面只会生成快捷方式，断开邮箱服务器之后就无法打开查看，这是很容易出现的操作失误。保存位置可以选择电脑磁盘新建的专属文件夹，分类命名方便后续查找，msg文件无需借助其他软件，双击就能用outlook直接打开浏览。

批量导出整个邮箱文件夹至本地PST文件

PST是outlook专属本地数据文件，能够收纳收件箱、已发送邮件等全部文件夹内容。你点击outlook界面左上角文件选项，找到打开与导出栏目，选择导入/导出功能，在弹出向导里选择导出到文件，接着选择Outlook数据文件(.pst)选项。选中你想要导出的整个邮箱账户或者指定文件夹，勾选包含子文件夹选项，选择电脑本地磁盘作为保存路径，设置文件密码可避免他人随意查看邮件内容，确认后等待软件完成数据导出，导出时长根据邮件数量而定，上千封邮件一般需要数分钟。

保存方式	保存内容完整性	操作效率	查阅方式
.msg单封保存	完整保留所有内容	低，仅适合少量邮件	双击直接打开
PST数据文件导出	完整保留全部邮件结构	高，适合大量邮件	outlook添加数据文件后查看
拖拽至本地文件夹	仅保留正文，丢失附件	中等	仅能查看文字内容

本地PST文件体积不宜过大，单个文件超过20GB极易出现文件损坏无法读取的情况，你可以按照月份划分，分别创建不同的PST文件分开存储重要邮件。在outlook中添加已经保存好的PST文件，只需要通过文件菜单的打开Outlook数据文件选项选中对应文件，就能在软件侧边栏看到所有导出的邮件，检索方式和原有邮箱邮件完全一致。

设置自动规则自动转移邮件到本地

你打开outlook主页的规则功能，新建规则设定触发条件，可以设定发件人、邮件主题关键词、收件时间等条件，满足条件的邮件自动执行移动操作，目标位置选择已经创建好的本地PST文件夹。设置完成后，新接收的符合条件邮件不会停留在服务器邮箱，直接转移到本地磁盘，既减轻服务器邮箱存储空间压力，也不用手动逐一整理邮件。

服务器邮箱存储空间有限时，开启自动存档规则十分必要，你可以设定超过三个月的邮件自动归档到本地PST文件，outlook会定期执行归档任务，全程无需人工干预。归档后的邮件依旧可以在outlook侧边栏找到，只是存储位置变更为本地磁盘，检索、回复、转发邮件的所有功能都可以正常使用。

移动到本地PST文件的邮件不会同步上传至邮箱服务器，更换电脑登录邮箱账户后，无法直接看到这些本地邮件，需要把PST文件复制到新电脑，再添加到outlook当中才能继续查阅。