咱们平时用 Excel 的时候，经常会遇到这样的情况：录入数据的时候不小心多敲了个空格，或者从网页、文档里复制粘贴过来的内容，自带了很多多余的空格。这些空格看着不起眼，可后续做筛选、排序或者计算的时候，麻烦就来了 —— 明明看着一样的内容，筛选的时候就是找不到，或者计算结果总出错，查了半天才发现是空格在搞鬼。所以掌握 excel 如何去除空格的方法，对咱们日常办公来说真的特别重要，能省不少时间和精力。
先说说最基础的手动删除空格吧，这种方法适合数据量特别少的情况。比如就一两行数据里有多余空格，咱们直接双击有空格的单元格，把光标移到空格的位置，按一下 Delete 键就能删掉。不过要是数据多了，比如几十行甚至上百行，手动删就太费劲儿了，还容易漏删，所以这种方法只适合应急用，数据量大的时候肯定不能靠它。
接下来要说的是查找替换功能，这可是 excel 去除空格里特别常用的方法，不管是开头的空格、结尾的空格，还是中间少量的多余空格，用它都能快速处理。咱们打开需要处理的 Excel 表格，先选中有空格的那一片数据区域，然后看上面的菜单栏，找到 “开始” 选项，在 “开始” 菜单的右边，有个 “查找和选择” 的按钮，点一下这个按钮，再选 “替换”，或者更简单的，直接按键盘上的 Ctrl+H 组合键，这样就能弹出 “查找和替换” 的对话框了。在对话框的 “查找内容” 框里，咱们敲一个空格（就是平时按空格键出来的那种半角空格），然后 “替换为” 框里什么都不用填，保持空着就行。接下来点击 “全部替换” 按钮，这时候 Excel 会弹出一个提示，告诉咱们替换了多少处，点击 “确定” 之后，再关掉 “查找和替换” 对话框，你就会发现选中区域里的多余空格都没了。不过要注意，如果是全角空格，也就是用中文输入法的时候敲出来的那种宽一点的空格，用上面这种方法就不行了，这时候咱们得先复制一个表格里的全角空格，然后粘贴到 “查找内容” 框里，再点 “全部替换”，这样才能把全角空格去掉。
再来讲讲 TRIM 函数，这个函数专门用来处理单元格里的多余空格，尤其是数据量特别大的时候，用 TRIM 函数批量处理，效率特别高。TRIM 函数的作用就是去掉单元格文本中开头和结尾的空格，还有文本中间连续的多余空格，只保留单词之间正常的一个空格（这里的单词也包括咱们中文里的词语）。具体怎么用呢？咱们先找一个空白的单元格，比如旁边的 B1 单元格，在这个单元格里输入 “=TRIM (”，输入完之后，用鼠标点一下需要去除空格的单元格，比如 A1 单元格，这时候公式就变成了 “=TRIM (A1)”，然后按一下回车键，这时候 B1 单元格里显示的就是 A1 单元格去掉多余空格后的内容了。接下来咱们把鼠标指针放在 B1 单元格的右下角，等指针变成一个黑色的小十字（这个叫填充柄），然后按住鼠标左键往下拉，拉到和 A 列数据对应的最后一行，松开鼠标，这时候 B 列所有单元格里显示的都是 A 列对应单元格去掉多余空格后的内容了。如果咱们想把处理后的数据替换回原来的 A 列，只需要选中 B 列所有处理好的数据，按 Ctrl+C 复制，然后选中 A1 单元格，右键点击，选择 “粘贴选项” 里的 “值和数字格式”（或者只选 “值” 也行），这样就能把原来有空格的数据覆盖掉，完成 excel 去除空格的操作了。不过要注意，TRIM 函数只能处理半角空格，不能处理全角空格，如果遇到全角空格，得先把全角空格转换成半角空格，或者用前面说的查找替换先处理全角空格，再用 TRIM 函数处理半角空格。
还有一种情况，就是数据里的空格是用来分隔不同内容的，比如 A 列的数据是 “张三 男 25”，中间的空格是用来分开姓名、性别、年龄的，这时候咱们不想删掉这些正常的分隔空格，但是又想把其他多余的空格去掉，或者想把这些内容分成不同的列，这时候就可以用 Excel 的分列功能来辅助 excel 去除空格。咱们选中需要处理的列，比如 A 列，然后点击上面菜单栏里的 “数据” 选项，在 “数据” 菜单里找到 “分列” 按钮，点击之后会弹出 “文本分列向导” 对话框。第一步选择 “分隔符号”，然后点击 “下一步”；第二步在 “分隔符号” 下面勾选 “空格”，同时把 “连续分隔符号视为单个处理” 这个选项也勾上，这样就能避免因为多个连续空格导致分列出错，然后点击 “下一步”；第三步可以设置每一列的数据格式，一般默认 “常规” 就行，然后点击 “完成”。这时候原来的 A 列就会分成好几列，比如 “张三”“男”“25” 分别在 A、B、C 三列，原来的分隔空格也自然被去掉了，而且如果原来数据里有多余的空格，因为咱们勾了 “连续分隔符号视为单个处理”，也不会出现多余的空列，这种方法在整理类似的结构化数据时特别好用。
可能有人会问，有没有更简单的方法，不用记函数也不用调设置？其实 Excel 里还有一些小技巧，比如用快捷键快速选中有空格的区域。咱们按 Ctrl+G 组合键，弹出 “定位” 对话框，点击 “定位条件”，然后选择 “常量”，再把 “文本” 前面的勾打上，其他的都去掉，点击 “确定”，这样就能快速选中所有文本类型的单元格，然后再用查找替换去空格，就能避免选中那些不需要处理的数字单元格。另外，如果是从网页上复制过来的数据，经常会带有一些看不见的特殊空格，比如非打印字符，这时候用普通的查找替换可能没用，咱们可以先把这些特殊空格转换成可见的半角空格，比如在空白单元格里输入 = CODE (LEFT (A1,1))，看看这个空格的 ASCII 码，如果不是 32（半角空格的 ASCII 码），可以用 SUBSTITUTE 函数来替换，比如 = SUBSTITUTE (A1,CHAR (160),"")，这里的 160 就是常见的非 - breaking 空格的 ASCII 码，替换之后再用 TRIM 函数处理，就能彻底去掉这些特殊空格了。
其实 excel 去除空格的方法没有绝对的好坏，关键是看咱们的具体需求。数据少就手动删，数据多就用查找替换或者 TRIM 函数，需要分列整理就用分列功能，遇到特殊空格就用函数转换后再处理。平时多操作几次，这些方法就能熟练掌握，以后再遇到空格的问题，就能轻松解决，不用再因为这些小问题耽误工作进度了。大家在实际操作的时候，也可以多尝试不同的方法，找到最适合自己的那一种，毕竟适合自己的才是最高效的。