如何使用传真机传文件：完整操作要点

如何使用传真机传文件，核心流程是原稿整理、放置原稿、输入对方传真号码、启动发送、确认接收回执，适用于仍保留传统PSTN公用电话线路的办公场景，不支持纯宽带无电话线环境下的模拟传真机直接发送；主流分为自动进稿器与平板扫描两种送纸方式，发送前需要确认对方传真机处于自动接收或者人工应答状态，发送过程中不能抽拉原稿，若遇到占线、无应答，需要等待线路空闲后重新拨号，按照GB/T17184-1997《文件传真三类机信令规程》，三类传真机传输信令需要双方设备信令匹配，跨品牌设备大部分可兼容，但少数老旧机型会出现握手失败。

如何使用传真机传文件，发送前准备

你先检查待发送文件，去除订书钉、回形针、胶带，卷曲、褶皱严重的纸张会造成卡纸，单面印刷原稿优先使用，双面文件需要逐页单独扫描发送。确认传真机已经接入可用电话线，电话线主线插入传真机LINE接口，不要误插EXT分机口，否则拨号无法连通。开机等待设备自检完成，液晶屏无报错代码，纸盒与进稿器纸张余量充足。提前核对对方传真号码，区分区号与分机，带分机号码的传真，拨通后等待人工转接，听到传真应答音之后再按启动键。

原稿摆放区分两种方式，自动进稿器将原稿文字面朝上对齐导纸板，平板扫描则文字面朝下贴合玻璃台面，调整两侧导纸板紧贴纸张边缘，不要压得过紧，避免进纸歪斜。

如何使用传真机传文件，拨号与发送操作

你在面板上输入对方传真号码，选择发送模式，人工模式需要先拨打电话，等对方接通并切换到传真信号，听到“嘀”的高频应答音，按下启动/开始键，设备开始扫描原稿，扫描完成后自动通过电话线路传输数据。自动模式直接输入号码按启动键，设备自动拨号、握手、扫描传输，适合无人值守发送。传输期间面板会显示传输进度，不要打开机盖，不要切断电话线。传输完成后，多数机器会打印通信报告，报告上标注OK代表发送成功，ERROR代表发送失败。

如何使用传真机传文件，失败排查与接收设置

发送失败常见原因包含对方线路占线、对方传真机关机、信令不匹配、原稿卡纸。遇到占线，间隔1到3分钟重试；卡纸时打开机盖，顺着走纸方向平缓抽出原稿，不要硬扯撕裂纸张残留机内。如果你需要设置本机接收，可切换自动接收、人工接收模式，自动接收模式下响铃设定次数后机器自动应答接收，人工接收需要你拿起听筒，确认是传真呼叫后按启动键接收文件。接收完成后纸张自动输出，若接收页面模糊，可清洁扫描玻璃与反光镜，检查碳粉、热敏纸余量。

该方法的适用边界是，传统模拟传真机仅适配PSTN电话铜线，现在很多运营商已经逐步关停传统模拟电话线路，改用光纤IP电话，部分IP话机转接传真存在传输不稳定，这类环境建议改用网络传真服务。

多页连续发送时，把全部原稿整齐叠放放入自动进稿器，设备会逐页扫描传输，页数较多的文件，发送前建议先测试单页发送，确认线路稳定后再批量发送。

通信报告可以设置为常开或者仅错误打印，需要留存发送凭证时，保持报告常开，这份报告可记录发送时间、对方号码、传输结果，作为办公留档材料。

长期闲置的传真机，每隔一周通电运行一次，清洁进纸滚轮，避免橡胶滚轮老化打滑，保障后续传文件时进纸顺畅。